چگونه برای اساتید خارجی (کانادا) نامه رسمی بنویسیم؟
به گزارش ایران عکس، مکاتبه با اساتید دانشگاه ها و کالج های کشور کانادا، می تواند به یکی از اساسی ترین دغدغه های دانشجویان بین المللی تبدیل گردد؛ چراکه، این مکاتبات قسمت مهمی از فرآیند درخواست پذیرش و اپلای کانادا محسوب می گردد. ما در این مطلب کاربردی به این سوال خواهیم پرداخت که چگونه برای اساتید خارجی (کانادا) نامه رسمی بنویسیم؟ و بعلاوه مراحل این فرایند را به طور جامع معرفی خواهیم ساخت. بعلاوه در این مطلب کاربردی به این مسئله خواهیم داشت که در ایمیل ارسالی خود باید به چه نکاتی توجه داشته باشید.
اهمیت مکاتبه با اساتید خارجی (کانادا)
برقراری یک ارتباط موثر با اساتید کانادایی، بیانگر تعهد و علاقه شما به رشته تحصیلی مورد نظرتان است. بعلاوه شما را قادر می سازد تا نسبت به برنامه، فرصت های تحصیلی و تحقیقاتی و فرهنگ دانشگاه مقصد، به بینش و درک بهتری دست پیدا کنید. علاوه بر موارد ذکر شده، یک توصیه نامه قوی از جانب استاد می تواند یک برگ برنده در روند پذیرش محسوب گردد. دانشجویان بین المللی قادر خواهند بود تا به واسطه یک مکاتبه مؤثر با اساتید دانشگاه مقصد خود، شور و شوق خود را برای یک برنامه دانشگاهی خاص یا حوزه تحقیقاتی اعلام نموده و شانس موفقیت خود را برای دریافت اپلای افزایش دهند.
نکات مهم ارسال ایمیل و مکاتبه با استاد خارجی
در اینجا به این مسئله خواهیم پرداخت که چگونه برای اساتید خارجی (کانادا) نامه رسمی بنویسیم؟ و بعلاوه نکات این مکاتبه را معرفی می کنیم. مهم ترین مواردی که در هنگام مکاتبه باید به آن ها توجه داشته باشید عبارتند از:
تنظیم یک عنوان ایمیل مناسب
نخستین مسئله ای که در هنگام مکاتبه باید به آن توجه داشته باشید، نحوه نگارش و تنظیم عنوان ایمیل است؛ چراکه، عنوان ایمیل نخستین چیزی خواهد بود که استاد مد نظر به آن توجه خواهد داشت. اغلب اساتید کشور کانادا و سایر کشورها به علت نوع شغل خود، ایمیل های بسیار زیادی را از جانب دانشجویان دریافت می نمایند. این مسئله باعث می گردد که بسیاری از ایمیل ها آنالیز نشوند. برای آنکه شانس مشاهده ایمیل خود را افزایش دهید، می بایست عنوانی را انتخاب کنید که بتواند توجه استاد مدنظر را جلب کند. چنانچه قصد دارید برای پذیرش تحصیلی اقدام کنید، بهتر است از عبارت PROSPECTIVE STUDENT در ایمیل خود بهره جویی کنید.
دقت به نکات نگارشی ایمیل
مکاتبه با اساتید نوعی نامه نگاری رسمی تلقی می گردد؛ لذا بهتر است به تمامی نکات نگارشی توجه داشته باشید. دقت داشته باشید که عدم رعایت نکات نگارشی بیانگر فقدان مهارت و تبحر لازم در نوشتن ایمیل خواهد بود.
استفاده از عبارات مناسب برای سرانجام ایمیل
به منظور آنکه ایمیل ارسالی شما سرانجام خوبی داشته باشد و بتواند تاثیر لازم را ایجاد کند، ضروری است در انتهای ایمیل خود از عبارات مناسب بهره ببرید. در ادامه چند نمونه از موارد پیشنهادی را ملاحظه خواهید کرد:
| I look forward to hearing back from you (soon) | 1 |
| If you have any questions (about…) do not hesitate to ask | 2 |
| I would be appreciated if you could review my documents | 3 |
| Please let me know if thats okay/ if that is acceptable with you | 4 |
ارسال ایمیل در یک زمان مناسب
در هنگام پرداختن به این مسئله که چگونه برای اساتید خارجی (کانادا) نامه رسمی بنویسیم؟ می بایست به زمان مناسب برای ارسال این ایمیل هم اشاره داشته باشیم. بر اساس تجربیات موجود می توان گفت برترین و مناسب ترین زمان برای ارسال ایمیل ماه مارس و ماه آگوست است. چنانچه به تحصیل در ترم پاییز علاقه مند باشید، برترین زمان ارسال ایمیل فروردین ماه خواهد بود. بعلاوه برای ترم تابستان برترین زمان ارسال ایمیل، اواخر مردادماه خواهد بود.
توجه به نکات مهم دیگر
همان طور که اشاره شد، اساتید دانشگاه های معتبر با طیف گسترده ای از ایمیل ها روبرو هستند. به همین علت توصیه می گردد که به هیچ وجه در روزهای تعطیل و ساعات غیر اداری به اساتید خارجی ایمیل ارسال نکنید. بهتر است ایمیل خود را در ساعات ابتدایی روز (ساعت ابتدایی اداری در کشور مقصد) ارسال کنید.
چگونه درخواست اپلای خود را در ایمیل بیان کنیم؟
بسیاری از متقاضیان مهاجرت تحصیلی به کانادا با این سؤال روبرو هستند که چگونه باید درخواست پذیرش خود را در ایمیل بیان نموده و چگونه برای اساتید خارجی (کانادا) نامه رسمی بنویسیم؟ در راستای تنظیم یک ایمیل رسمی و محترمانه برای استاد خارجی، بهتر است به نکات مختلفی توجه داشته باشید. بعضی از این نکات به توضیح زیر هستند:
.آغاز ایمیل با کلمات مودبانه و محترمانه
برای مکاتبه با اساتید کانادایی می بایست از کلمات مودبانه و محترمانه در ایمیل خود بهره جویی کنید. شما می توانید در تنظیم ایمیل خود از عبارات رسمی و مودبانه نظیر Dear Dr، Dear Prof، Respected Prof و مواردی از این دست بهره ببرید. چند مورد مهم دیگری که باید در ایمیل خود به آن ها توجه داشته باشید عبارتند از:
- عدم استفاده از عبارات صبح بخیر، عصر بخیر و…
- عدم خطاب قرار دادن استاد با عناوین MR، MS و MSC
معرفی استعدادها و توانایی های خود
بهتر است در مکاتبه مذکور و در پارگراف اول ایمیل، به معرفی خودتان بپردازید. در این قسمت می بایست بیوگرافی خود را ارائه داده و به این مطلب بپردازید که از کدام شهر و کشور ایمیل ارسال می کنید. برای جلب توجه بیشتر استاد مربوطه، از توانایی ها و تجربیات خود به صورت خلاصه مطالبی را ارائه دهید. کوشش کنید تا پارگراف اول طولانی و خسته نماینده نباشد. در ادامه مقالات، دستاوردها و افتخارات تحصیلی خود را به صورت خلاصه معرفی سازید.
اشاره به اطلاعات و تحقیقات استاد مذکور
در پارگراف ایمیل ارسالی خود، می بایست از توانایی ها و تحقیقات استاد صحبت کنید. باید با استناد بر این مطالب، دلایل انتخاب استاد را به وضوح بیان کنید؛ چراکه، این موضوع می تواند تاثیر بسزایی در جلب توجه استاد مورد نظر داشته باشد.
نکات سرانجامی در مورد مکاتبه با اساتید خارجی
اغلب اساتید دانشگاه های خارجی مهلت و فرصت مطالعه تمامی ایمیل های دریافتی را ندارند؛ لذا بهتر است تنها به یک بار مکاتبه بسنده نکنید. بعضی از افراد تا 500 ایمیل به اساتید خارجی ارسال نموده و تنها درصد کمی از آن ها پاسخ درست و مثبتی را دریافت نموده اند؛ پس بهتر است در این مسیر کوشا باشید.
دریافت پاسخ مبهم از استاد خارجی
در صورتی که از استاد مورد نظر جواب مبهم یا نامفهومی را دریافت کردید، بهتر است برای مکاتبه با یک استاد دیگر اقدام کنید. بهتر است زمان را از دست ندهید؛ چراکه، جواب های مبهم نمی توانند نشان دهنده پاسخ مثبت باشند.
تقاضای اطلاعات بیشتر درباره شما
در بعضی از موارد، استاد مربوطه اقدام به تقاضای اطلاعات بیشتر از شما می کند. این مسئله می تواند به معنای تمایل استاد به آشنایی بیشتر با شما باشد. در این صورت می توان گفت که توانسته اید توجه استاد مورد نظرتان را جلب کنید. لذا هنگامی که استاد مورد نظر از شما اطلاعات بیشتری را درخواست می کند، می بایست با احترام اطلاعات مورد نظر را در اختیار وی قرار دهید.
درخواست مصاحبه با شما
در شرایطی که استاد مورد نظر با ایمیل پذیرش شما موافقت نموده باشد، از شما برای یک مصاحبه آنلاین دعوت می کند. این موضوع می تواند یک خبر خوب برای متقاضی دریافت پذیرش باشد؛ چراکه، اغلب اساتید کانادایی برای پذیرش دانشجو، یک مصاحبه آنلاین را تدارک می بینند.
کلام آخر
در این مطلب به این مسئله پرداختیم که چگونه برای اساتید خارجی (کانادا) نامه رسمی بنویسیم؟ بعلاوه از نکات تنظیم این ایمیل ها اطلاعات مفیدی را ارائه ساختیم. برای دریافت توصیه نامه از اساتید دانشگاه های کانادا می بایست پشتکار بالایی داشته و سخت کوش باشید. هم اکنون می توانید با مطالعه سایر مطالب وب سایت ما سایر اطلاعات تکمیلی را کسب نموده و در صورت احتیاج از هدایت مشاورین مجرب موسسه ما ( خبرنگاران ) بهره جویی کنید. وکلا و مشاورین مجرب موسسه مهاجرتی ما می توانند با هدایت شما در تمامی مراحل دریافت ویزای تحصیلی، شما را همراهی ساخته و شانس موفقیت شما را به حداکثر برسانند.
منبع: ایرسا